(דחיינות בעבודה, נקודת מבט של יועץ ארגוני)
דחיינות היא תופעה מוכרת ומעיקה שפוגעת בפרודוקטיביות, בתחושת הסיפוק ובתפקוד הארגוני, ואפילו לעיתים בתחושת המסוגלות העצמית וגורמת להערכה עצמית נמוכה. המנהלים והעובדים כאחד מתמודדים עם דחיינות, שלעיתים קרובות גורמת לתסכול ולעיכובים בביצוע משימות חשובות. בספרו "משוואת הדחיינות" מציע פירס סטיל תובנות וכלים יעילים להתמודדות עם הבעיה. במאמר זה אבחן את השפעת הדחיינות על מנהלים וארגונים, אציג מתי היא מתרחשת יותר, אספק כללים למניעת דחיינות ולהעלאת המשמעת העצמית, וכמובן שאציג את מסקנות הספר.
חלק א' - השפעת הדחיינות על מנהלים וארגונים
דחיינות יכולה לגרום לנזקים משמעותיים בארגונים, ובתוכם לצוותי עבודה, בהשגת יעדים ובעמידה בדרישות הארגון. להלן מספר השפעות הנובעות מהתנהגות דחיינית:
1. ירידה בפרודוקטיביות: משימות נדחות שוב ושוב, מה שגורם לפגיעה ביכולת הארגון לעמוד בלוחות הזמנים ולבצע את המטרות האסטרטגיות, לרבות אספקת התוצרים ללקוח, סיום פרויקטים ותחילתם של פרויקטים חדשים מה שמאפשר תנועת ידע וגיוון משימות לעובדים וכיו"ב.
2. לחץ ועומס נפשי: מנהלים ועובדים חווים תחושות של מתח וחרדה כאשר הם נאלצים להתמודד עם משימות לא גמורות וזמני הגשה מתקרבים. אחת התוצאות במקרה זה היא שחיקה משמעותית של העובדים וכמובן השפעה ישירה על המוטיבציה כי בעצם הם חיים באשליית העבר. הזמן של המשימה כבר עבר והתחושה היא שהמשימה כבר איננה אבל היא נמצאת ומחכה לתורה להיעשות. התחושה הזו של חיים בזמן עבר, או במרף אחרי הזמן (משפט שאני שומעת מהרבה מאוד מנהלם כל הזמן) מביאה לתיסכול ולתחושת מסוגלות פוחתת, אך עם זאת הם גם לא מבקשים עזרה מאחר והבושה וחוסר אהבת התכונה הזו (דחיינות) בעצמם אינה מאפשרת להם ל'חשוף' את עצמם ולכן הם מתמודדים עם ההצפה הזו לבד. בעצם הם נכנסים למעגל אינסופי של משימות "עבר" ואינם מצליחים להגיע לתחושת הסיפוק של משימות עדכניות שמסתיימות, או אפילו תחושת סיפוק גבוהה יותר של הסתכלות קדימה והתקדמות מהירה יותר עם משימות קדימה על ציר הזמן. הבעיה הגדולה יותר של התסכול בהקשר זה היא בתפקידים שעובדים על ציר מחזורי של זמן (תפקידי כספים למשל), כאשר עם כל דחייה הם מגיעים בשלב מסוים ל"קיר" בזמן שלא מאפשר להם לדחות יותר ואז הם עובדים כמה ימים בצורה מאומצת יתר על המידה, ולאחר מכן הם צפויים לחוות "נפילת מתח", פרק זמן שבו יורדת המערכת החיסונית וקיימת חולשה בגוף מה שיכול להביא אותם לנפילה בכוחות ובמוטיבציה. פיקים כאלו בתפקידים מסוג זה מעלים בצורה משמעותית את גרף השחיקה אצל אותם עובדים ועל המנהלים שלהם לזהות את צורת העבודה הזו ולעזור להם לצאת מהמעגל לטובת שליטה מאוזנת במשימות על פני ציר הזמן.
3. פגיעה במורל הצוות: דחיינות משפיעה על האווירה הארגונית ומורידה את המוטיבציה של הצוות. כאשר עובדים רואים חברים לצוות דוחים משימות, הם עלולים גם כן לאמץ את ההרגל הזה. מעבר לדוגמא לא טובה (של חבר צוות וגם של מנהל) הדחיינות יכולה לעכב משימות צוותיות (בעיקר במודל עבודה גמישה – Agile) ולגרום לשאר חברי הצוות לדשדש בעקבות אותו דחיין בצוות. כאשר קיימות משימות בעלי תלויות באחד ממשקי העבודה בחברה, ואותו ממשק דחיין, הפגיעה תהיה מהותית מאוד מאחר ותוריד את המוטיבציה לעבוד עם אותו אדם אשר בטווח הארוך יכול למצוא עצמו מנודה בשל תכונה זו.
4. עלויות כלכליות: דחיינות יכולה לגרום לארגון להוציא כספים מיותרים, בין אם זה בשל עיכובים בפרויקטים, שעות נוספות לתיקון טעויות, או פגיעה בשביעות הרצון של לקוחות/ ספקים (ששיריינו סחורה ברת תוקף שהלכה לאיבוד), תשלומי קנסות לרגולטור על אי עמידה בזמני חידוש מסמכים וכיו"ב.
5. ירידה באיכות העבודה: כאשר משימות נדחות עד לרגע האחרון, איכות הביצוע עלולה להיפגע כתוצאה מהלחץ ומהחיפזון להשלים אותן, משימות ייעשו חלקית או שלא ייעשו כלל, ואף במקרה קיצון, העול ייפול על חבר אחד לצוות שייתפס "התקתקן" של המשימות או על המנהל שמחויבות העבודה שלו והרצון לעמוד באתגרי העומס ייקח את המשימות של אנשי הצוות תחת סמכותו ואחריותו לביצוע, מה שיעמיס אותו עוד יותר וייגרום לשחיקה מוגברת במקרה זה אצל המנהל ובמיקרים אחרים אצל שאר חברי הצוות.
מתי הדחיינות מתרחשת יותר?
לפי פירס סטיל בספרו "נוסחת הדחיינות", דחיינות נוטה להתרחש במצבים הבאים:
1. משימות לא ברורות: כאשר המשימות אינן מוגדרות היטב, קשה להתחיל בהן. אי בהירות במשימה יכולה להוביל לתחושת אי ודאות וחרדה, המונעים התחלה.
2. יעדים רחוקים: כאשר תאריך היעד רחוק מאוד, המוטיבציה לביצוע המשימה יורדת. אנשים נוטים לדחות משימות שמועד סיום שלהם אינו קרוב.
3. עומס עבודה גבוה: כאשר יש עומס עבודה גדול, נטיית הדחיינות עולה כדרך התמודדות עם הלחץ והתחושות של עייפות נפשית ופיזית, מה שמיידית משפיע על גרף השחיקה של הצוות או האדם עצמו.
4. חוסר עניין במשימה: משימות שאינן מעניינות נתפסות כמעיקות ומובילות לדחיינות. כאשר המשימה אינה מרגישה חשובה או רלוונטית, קשה למצוא מוטיבציה להתחיל בה, וגם כאשר המשימה היא שגרתית ומבטאת רוטינה מונוטונית ללא עניין מזמן לזמן במחזורי הזמן החוזרים.
5. פחד מכישלון: החשש מלעשות טעויות או לא להצליח במשימה עלול להוביל לדחיינות, שכן הדחייה מאפשרת להימנע מהתמודדות עם החשש הזה.
על פי מסקנות הספר
המשוואה של סטיל לדחיינות היא:
ß (ציפייה x ערך) / (אימפולסיביות x דחייה) à
על פי סטיל, על מנת להתמודד עם דחיינות יש להתמקד בשיפור המרכיבים השונים של המשוואה:
1. העלאת הציפייה: יצירת תחושת הצלחה וסיפוק מהמשימה. עובדים צריכים להאמין שהם יכולים להצליח במשימה המוטלת עליהם. גישת 'ניהול עפ"י חוזקות' נותנת מענה בנקודה זו.
2. העלאת הערך: מציאת משמעות ועניין אישי במשימה. חשוב שהמשימה תיתפס כבעלת ערך ומשמעות עבור העובד, כדי להניע אותו לבצע אותה. גיוון במשימות, מציאת החלק במשימה שיתרום להתפתחות וצמיחה העובד יוכלו לתת מענה במקודה זו. כמובן שבאחריותנו כמנהלים לשיים ולהצביע על נקודה זו ולבדוק עם איש הצוות את הבנתו להתפתחות וצמיחה כתוצאה מעצם ביצוע המשימה וכמובן אופן המשימה על ידו.
3. הפחתת האימפולסיביות: ניהול הסחות הדעת ושיפור יכולת הריכוז. על ידי צמצום ההסחות ושיפור יכולת הריכוז, ניתן להימנע מדחיינות. כמובן שבנקודה זו יבואו לידי ביטוי אלה שחרטו על דגלם ביצוע מיידי של כל משימה שקיבלו, אך עם זאת חשוב להפעיל שיקול דעת מאחר ולעיתים המשימה הראשונה שניתנת, עוברת הליךך של דיוק והתאמה מאוחר יותר מה שיגרום לזמן ולאופן ביצוע אותה משימה להתקצר ולעיתים נוכל לראות אך התייתרות המשימה בשל מידע נוסף להגיע, למשל.
4. הפחתת הדחייה: קביעת לוחות זמנים קצרים וברורים. קביעת יעדים ביניים ותאריכי יעד קרובים יותר תסייע בהעלאת תחושת הדחיפות ובכך בהפחתת הדחיינות. עבודה בלוחות זמנים קצרים וברורים תתאפשר כאשר המשימות יהיו קטנות יחסית וברורות כדי הבנה מלאה וביצוע. כאשר משימה אחת היא ארוכה מאוד, מורכבת ומסורבלת, לעיתים בדחייה שלה על פני הלו"ז מן הסתם תתבקש. לכן לעולם לא נרשום שם הפרויקט כמשימה ברשימת ה To Do אלא נפרק למשימות קטנות הרלוונטיות לאותו פרויקט ומקדמות אותו שלב אחר שלב.
אלו 10 כללים למניעת דחיינות ולהעלאת משמעת עצמית במקום העבודה:
1. הגדרת יעדים ברורים: יש להגדיר יעדים מדויקים וברורים למשימות. כאשר המטרות ברורות, קל יותר להתמקד בהן ולהתחיל בעבודה.
2. פיצול משימות: יש לפצל משימות גדולות למשימות קטנות ומנוהלות. כך ניתן להימנע מתחושת ההצפה והלחץ שגורמת למשימות גדולות. ומכאן הדרך לדחיינות קצרה.
3. שימוש בלוח זמנים: יש לקבוע לוח זמנים מפורט ולדבוק בו. לוח זמנים מסייע בניהול הזמן והמשימות באופן יעיל ומונע דחיינות. יש לתת לכל משימה את "תג המחיר" בזמן אשר יעזור לנו לתכנן בצורה יעילה את משאב הזמן.
4. קביעת תאריכי יעד ביניים: תאריכי יעד קרובים יותר מגבירים את תחושת הדחיפות. קביעת מועדי ביניים למשימות גדולות עוזרת לשמור על קצב עבודה סדיר (milestones).
5. הענקת תגמולים: יש לקבוע תגמולים על השלמת משימות. תגמולים יכולים להיות כל דבר שמעניק תחושת סיפוק ומוטיבציה להמשך העבודה (לא חייב להיות תגמול כספי).
6. שימוש בטכניקות ניהול זמן: (למשל, טכניקת פומודורו לעבודה ממוקדת). טכניקות אלו מסייעות בניהול עומס המשימות בזמן ובשמירה על ריכוז ומיקוד במהלך העבודה.
7. הפחתת הסחות דעת: יצירת סביבת עבודה נטולת הסחות דעת. חשוב לסלק את כל מה שמפריע לריכוז כמו טלפונים, רשתות חברתיות וכו'. סעיף זה לא ניתן להגמשה ומחייב ביצוע כפי שהוא. ניטרול כל הסחת בעת באשר היא על מנת למנות קפיצה ופיזור המחשבה בעת הרצון לריכוז ומיקוד במשימה מסוימת.
8. שימוש ביומנים דיגיטליים: שימוש בכלים דיגיטליים לניהול זמן ומשימות. כלים אלה עוזרים בארגון ובמעקב אחר משימות, לצד תחושת הסיפוק בהשלמת משימות מתוך הרשימה הגדולה. לצד היומנים והכלים הדיגיטליים חשוב לזכור שהמיקוד במחשבה חייב להיות תמיד עבור 2 משימות בלבד בו זמנית: זו שעליה עובדים עכשיו והבאה אחריה בתור בלבד.
9. תיעדוף משימות: יש לתת עדיפות למשימות החשובות ביותר. על ידי תיעדוף נכון ניתן להבטיח שהמשימות החשובות יבוצעו בזמן. לעיתים ה'בילתי-מתוכננים' שנכנסים באמצע היום ומסיחים את דעתינו ייתפשו כאכן דחופים אבל לא בטוח שיהיו חשובים לנו. לעיתים נכון יהיה להשתמש בכלי של האצלת סמכויות על מנת להעביר משימות דחופות שאינן חשובות לנו לביצוע בידי מישהו אחר.
10. בניית תמיכה חברתית: מעורבות חברים לעבודה בתהליך והבטחת תמיכה הדדית. עבודה משותפת והדדית מסייעת לשמור על מוטיבציה גבוהה ולמנוע דחיינות.
סיכום חלק א'
דחיינות היא תופעה שפוגעת בפרודוקטיביות ובתחושת הסיפוק בעבודה. עם זאת, באמצעות הבנת המשוואה של הדחיינות וכלים מתאימים ניתן להתמודד איתה ביעילות. ארגונים ומנהלים יכולים לשפר את תפקודם וליצור סביבת עבודה פרודוקטיבית יותר על ידי אימוץ הכללים המוצעים. כך ניתן להפחית את הדחיינות ולשפר את המשמעת העצמית, מה שיוביל להצלחה ארגונית ואישית גדולה יותר.
מכאן כמובן המעבר הטיבעי להשפעת הדחיינות על התיפקוד וההרגשה האישית לצד נקודת המבט הארגונית.
חלק ב' - השפעת הדחיינות על התפקוד האישי
היבטים פסיכולוגיים:
דחיינות אינה רק בעיה ארגונית, אלא גם אישית ופסיכולוגית. היא יכולה להוביל לירידה בביטחון העצמי, תחושת אשמה ומתח נפשי. כאשר אנו דוחים משימות, אנו מפתחים תחושת אי נוחות וחרדה, הפוגעת ביכולתנו ליהנות מהעבודה ומהחיים האישיים. עם זאת, אנשים הרגילים לדחות משימות לרבות לדחות התארגנות על מנת לצאת בזמן ולהגיע בזמן למשל, לוקים בערכת זמן שגויה ואין להם את היכולת לתת הערכת זמן אופטימלית לביצוע המשימה. על אף שלא יודו בכך, יעשו בחוכמה אם יבקשו מאדם קרוב וריאלי להעריך עבורם את הזמן דבר שיעזור להם לעמוד בזמנים ולא לדחות. לעיתים המשמעת העצמית, כאשר אינה פועלת מתוך כוח רצון פנימי, תנוהל ע"י כוח חיצוני (מנהל, בן זוג, חבר, הורה וכ') וכאן עליהם יהיה להתמסר להערכת האחר ולא להתנגד לה.
התמודדות עם דחיינות בפן האישי:
כדי להתמודד עם דחיינות, חשוב להכיר את הגורמים הפסיכולוגיים המשפיעים עלינו. יש לשים דגש על פיתוח כלים לניהול עצמי, כמו מדיטציה, ספורט ופעילויות מרגיעות נוספות. כלים אלו עוזרים לשמור על רוגע ולהפחית את המתח הנפשי, מה שתורם להתמודדות עם דחיינות. כלים אלו לפיתוח עצמי יוכלו לעזור לפתח מיומנויות פנימיות של משמעת עצמית ובקרה עצמית מה שייקל לקחת על עצמינו משימות תהליכיות ללא שלב הייאוש והתסכול שיגרום לנו לדחות או אף להפסיק. (לדוגמא: מנוי לחדר כושר, דיאטה, חיסכון כלכלי ומקרים אחרים. כל אלה נובעים מקושי ביישום כללי משמעת עצמית ושגרות בקרה עצמית ומוכרים בקרב רבים כקשים לביצוע תהליכי והתקדמות משמעותית. לעיתים במיקרים כאלה נוכל לראות אף ריגרסיה התנהגותית או נסיגה, עד אשר יתערב בתהליך כוח חיצוני, כוח עליון או "שוטר" חיצוני כלשהוא בדמות אדם או אירוע.)
טיפול פסיכולוגי:
במקרים חמורים, כאשר דחיינות משפיעה באופן משמעותי על איכות החיים והתפקוד היומיומי, ייתכן ויש לפנות לטיפול פסיכולוגי מקצועי. טיפול זה יכול לסייע בזיהוי הגורמים לדחיינות ובפיתוח אסטרטגיות אישיות להתמודדות עם הבעיה. טיפול מסוג זה יהיה אפקטיבי לצד כוח רצון האדם בלבד, ובתנאי שיהיה חזק מספיק ומחויב להצלחה האישית שלו, לאורך זמן.
סיכום חלק ב'
הספר "משוואת הדחיינות" של פירס סטיל מספק תובנות וכלים חשובים להתמודדות עם דחיינות הן ברמה הארגונית והן ברמה האישית. באמצעות הבנה עמוקה של הגורמים לדחיינות ואימוץ אסטרטגיות מותאמות אישית, ניתן לשפר את הפרודוקטיביות והתחושה האישית של סיפוק והצלחה. המנהלים והעובדים יכולים להשתמש בכלים והטכניקות שציינתי כאן במאמר כדי להתמודד עם דחיינות ולשפר את התפקוד הארגוני, ואף יותר חשוב - האישי.
כאשר אנחנו יודעים לחבר את מושג הדחיינות למשמעת העצמית, בחרתי להביא לכם כאן בנוסף כלים חשובים, פרקטיים יישימים ומשמעותיים להעלאת המשמעת העצמית שתעזור להתמודדות עם הדחיינות.
כלים להעלאת המשמעת העצמית
1. יצירת סביבת עבודה תומכת:
סביבה תומכת וממוקדת יכולה לעזור מאוד במניעת דחיינות. זה כולל עבודה במקומות מוארים ונוחים, שמירה על סדר וארגון בסביבת העבודה, ושימוש בכלים טכנולוגיים שמסייעים בניהול משימות. חשוב להדגיש שהתנאי להצלחת סביבה תומכת כזו הוא האמון והיכולת לסמוך על האנשים בסביבה הזו.
2. השקעה בפיתוח אישי:
השקעה בפיתוח מיומנויות ניהול זמן, אימון עצמי וקבלת החלטות יכולה לשפר את יכולת ההתמודדות עם דחיינות. עם זאת, סעיף זה לא יעבוד גם עם אינסוף קורסים וסדנאות מצוינים לשיפור מיומנויות אלו ללא המחויבות של אותו אדם לביצוע הפרקטיקה והכלתה על סדר היום וההרגלים שלו.
3. הימנעות מריבוי משימות:
ריבוי משימות (מולטיטסקינג) יכול להוביל לפיזור קשב ולדחיינות. יש להעדיף התמקדות במשימה אחת בכל פעם עד להשלמתה. חשוב להבין בהקשר זה כי אין באמת דבר כזה שהוא מולטיטסקינג. אנחנו כבני אדם לא מסוגלים להפנות קשב ליותר ממשימה אחת שדורשת ריכוז ברגע נתון ולכן הקפיצה מדבר לדבר היא זו שתקשה עלינו להגיע לרמת ריכוז מיקוד גבוהה ומכאן לרמת הביצוע הנדרשת להיות כזו שתביא אותנו להצלחה ממוקדת במשימה ספציפית. לפיכך הקפידו להיות ממוקדים במשימה מתוך ניטרול רעשי רקע וריכוז רק במשימה אחת בו זמנית, לפרקי זמן של לא יותר מ 25 דק. (טכניקת פומודורו)
4. ביקורת עצמית וביקורת עמיתים:
ביקורת עצמית וביקורת עמיתים יכולים לשמש כלי חזק לשיפור הפרודוקטיביות. שיתוף משימות והתקדמות עם עמיתים יכול להעניק מוטיבציה והתחייבות להשלמתן בזמן. חשוב לציין כי יש אנשים שלא אוהבים ביקורת ובוודאי לא שחבריהם מבקרים אותם. עם זאת, בכניסה לתהליך שבו תירצו לתרגל ולהטמיע הרגלי חדשים ולהימנע מדחיינות, חייבות להיות נקודות בקרה שיעזרו לכם להצליח. לכן עליכם לבקש את עזרתםם של חברים לצוות/ מנהלים/ אנשים קרובים לכם/ בני זוג וכיוב. אתם תוכלו לעשות זאת גם בעצמכם בתנאי שתהיו מחויבים מספיק ולא תשקרו לעצמכם.
5. אימון מנטלי:
טכניקות של דמיון מודרך, מדיטציה ומיינדפולנס יכולות לעזור בהרפיה ובהפחתת הלחץ, מה שתורם לשיפור הריכוז והפחתת הדחיינות. לצד צכניקות כאלה שחלק מהאנשים לא מצליח להתחבר לצד הרוח שבהן, עשיית ספורט, הקשבה לפודקאסטים, האזנה למוסיקה ושהייה בטבע, יעשו את העבודה בהחלט.
6. חיזוק עצמי:
חשוב להעניק לעצמנו חיזוקים חיוביים על כל הישג קטן, אפילו אם הוא נראה קטן או זניח. לחגוג הצלחות. תחושת ההישג והמוטיבציה שנוצרים מהחיזוקים הללו יכולים לעודד אותנו להמשיך ולהתקדם. חשוב לזכור שתחושת הישג והשלמת משימות בהצלחה מגבירים את ייצור הדופמין למוח מה שגורם לתחושה טובה בגוף, רוגע ואופטימיות.
התמודדות עם דחיינות בארגונים
בארגונים, חשוב לשים לב לתרבות הארגונית במידה והיא מעודדת ומקדמת דחיינות או דווקא חוגגת הצלחות שקורות בזמנן. התרבות הארגונית היא זו שמהווה בסיס ותשתית להתנהגויות שהארגון מבקש לעודד או להימנע מהן. התגובה של המנהלים ברמת התרבות התרבות הארגונית להתנהגויות שאינן רצויות, היא זו שלאורך זמן תצליח לגדוע התנהגויות אלו או לאפשר להן להתקיים.
להלן כמה פרקטיקות ברמת היישום של הארגון:
הצבת מטרות ויעדים:
יש להציב מטרות ויעדים ברורים לכל חברי הצוות. הגדרת יעדים מדידים וברורים, וכמובן כאלו שכפופים ללוחות זמנים, תעזור לעובדים להבין מה מצופה מהם ולהתמקד בהשגת המטרות הללו. בכל מקרה שבו הוגדרו מטרות, על הארגון לוודא שימוש תדיר ומאוזן לאורך כל השנה ולא רק בשיחות הערכה שנתיות. המעקב אחר אותם KPI’s, מהווה המגדלור למנהלים גם ברמת המשימות המקצועיות וגם ברמת הביצועים ההתנהגותיים על מנת לעקוב אחריהם ולדייקם לאורך השנה.הגדרתם בצורה מדויקת ומדידה יעזרו למנהל לעבוד נכון לאורך השנה.
פיתוח תרבות ארגונית תומכת:
אז מאחר והזכרנו את התרבות הארגונית, הטמעת תרבות ארגונית המעודדת פרודוקטיביות ומונעת דחיינות היא כמובן חיונית. תהליך זה כולל הכשרה מתמדת, תמיכה מתמשכת ומשוב בונה. חשוב ליצור סביבה שבה כל חבר צוות מרגיש מוערך ומוענק לו הכוח להצליח. בבניית תרבות ארגונית עלינו להתיחס לערכים המשרתים את אותה תרבות, וכמובן שעל כל ערך להיות מתורגם להתנהגויות שאותן נרצה להתמיע בתחומי הניהול מול הצוותים. הערכים חייבים להתיחס להיבט המקצועי של הצוותים לצד היבט הביצועים וההתנהגות של הצוותים. ההקפדה על הקישור לערכים יקל בידי הארגון על הטמעת התרבות המדויקת אשר תעזור לצוותים להימנע מדחיינות, גם עבור אלה שיאלצו להטמיע הרגלי עבודה חדשים, דבר שנתפש כלא פשוט אבל אפשרי.
תמיכה טכנולוגית:
הכלים הטכנולוגים העומדים לרשות המנהלים ואנשי צוותם הולכים ומשתכללים עם התפתחות הטכנולוגיה, ולכן יש להשתמש בכלים טכנולוגיים לניהול פרויקטים ומשימות. כלים כמו Trello, Asana ו-Microsoft Teams יכולים לעזור במעקב אחר משימות, קביעת מועדים וקבלת תזכורות. לצד כלים אלו קיימים כלי הניהול האג'ילי המאפשרים ניהול גמיש המותאם לאתגרי הזמן והדינמיקה המוכרת המאפיינת את העולם החדש בארגונים. טכניקות כמו Scrum או Kanban יעזרו למנהלים להתבונן בכל רגע נתון על תפקוד והתקדמות הצוות במשימות. כאשר משימה תתגלה כ"תקועה" הרבה מידיי זמן באותה נקודה ללא התקדמול יוכלו המנהלים לשקף זאת לעובד ולעבוד על הדרך להימנע מכך ולפתור את הבעיה להבא.
התמודדות עם אתגרי ניהול מרחוק:
במיוחד בעידן העבודה מרחוק, כאשר הטכניקה הנתפשת כקשה ומאתגרת ביותר למנהלים, יש לשים דגש על תקשורת יעילה וברורה. יש לוודא שלכל חברי הצוות יש את הכלים והמשאבים הדרושים להצלחה. פגישות וידאו קבועות יכולות לעזור בשמירה על קשר ומעקב אחרי התקדמות המשימות. בעבודה מרחוק, יש לבנות אמון משמעותי מול הצוות וזה תנאי בסיס להצלחת שיטת העבודה, לצד מעקב משימות בכלים שאינם כלי ניהול מיקרו, כמו כלי הניהול האג'ילי שהוזכרו כאן. ללא היכולת לסמוך על העובדים בצוות בצורה כמעט אבסולוטית לצד אמון מלא וניהול המשימות בצורה יעילה ואפקטיבית, לא ניתן יהיה להתגבר בצורה טובה על אתגרי הניהול מרחוק.
התמודדות עם דחיינות בתפקידים ניהוליים
ניהול עצמי:
נדרש ממנהלים להוות דוגמה אישית ולהפגין משמעת עצמית גבוהה. הם צריכים להראות כיצד הם מתמודדים עם דחיינות ולהעניק כלים מעשיים לעובדים שלהם. עם זאת אני פוגשת לא מעט מנהלים שמתמודדים בעצמם עם קושי ויכולות נמוכות בתחומי הניהול והמשמעת העצמיים. לפיכך עליהם לצפות מעצם עוד לפני שייצפו אנשי הצוות שלהם. ללא דוגא אישית וללא התנסות והשראה, המסר לעובדים לא יעבור בצורה טובה וגם הם, במידה ומתמודדים עם אותו קושי, צפויים להיכשל. לעיתים שיתוף פעולה ועבודה ביחד על המטרות האישיות של משמעת עצמית, גם בין המנהל והעובדים, יוכיחו דווקא הצלחה ויראו לעובדים שאמנם המנהל הוא דמות סמכותית אך אנושית, וגם הוא מתמודד עם קושי דומה לשלהם.
הכשרה מתמדת:
נדרש ממנהלים להשתתף בהכשרות וסדנאות בתחום ניהול זמן ומשמעת עצמית. זה יעזור להם להיות מודעים לדרכים חדשות ויעילות להתמודדות עם דחיינות ולשפר את יכולותיהם הניהוליות. רק תוך תכדי תהליך למידה יוכלו לקבל כלים פרקטיים אותם יוכלו להעביר אנשי הצוות שמתמודדים עם אותו הקושי.
שימו לב! ההכשרה אינה אפקטיבית ללא היישום. כלומר, העובדה שהמנהלים ילכו להכשרות לא יהפוך אותם לבעלי משמעת עצמית גבוהה. אלא אם יטמיעו את השיטות הנלמדות ויהפכו אותן להרגלים מנטליים והרגלי עבודה חדשים אשר משרתים אותם יותר בפקידם ואשר יכולים להוות השראה לאנשי הצוות שלהם.
מנטורינג וליווי:
מתן ליווי ותמיכה אישית לעובדים המתמודדים עם דחיינות יכול בהחלט לשפר את התפוקה. מנטורינג אישי יכול לעזור לזהות את הגורמים לדחיינות ולהציע פתרונות מותאמים אישית. תפקידו של המנטורינג האישי (Coaching) בידי המנהל או בידי מאמן חיצוני, תפקידו לשקף לאותו אדם את התנהגותו, את ההשפעה שלה על חיי היומיום שלו, על הסביבה שלו ובעיקר על איכות החיים שלו ורמת הלחץ בעבודה. ככל שתהליך הליווי / אימון יהיה יותר אפקטיבי כך יוכלו להירשם הצלחות משמעותיות יותר ויוטמעו הרגלים חדשים בצורה טובה יותר.
יצירת מוטיבציה:
על מנהלים למצוא דרכים ליצירת מוטיבציה בעובדים. זה יכול לכלול תגמולים, הכרה בהישגים ותמריצים לפיתוח מקצועי ואישי. טכניקות בניית המוטיבציה אצל העובדים הינה משמעותית ובעיקר פנימית ואישית עבור כל אחד מהעובדים. על המנהל לזהות את המוטיב המניע אצל כל עובד, מתוך הבנת החוזקות שלו ומתוך שיח רצוף איתו כדוגמת שאילת שאלות פתוחות, ורק כך ילמד מהו הגורם המוטיבציוני אצל העובד, מתוך הבנה שאצל כל עובד המוטיב יכול להיות שונה. לרוב גורמים כמו אוטונומיה בתפקיד ויכולת קבלת החלטות והשפעה על התהליך לצד גיוון המשימות יהיו הגורמים המוטיבציונים המשמעותיים, אך אלו לעולם לא יבואו לבד אלא בצמוד למרכיב האישי והחוזקות של העובד.
מסקנות
הספר "משוואת הדחיינות" של פירס סטיל מספק כלים ותובנות חשובים להתמודדות עם דחיינות הן ברמה האישית והן ברמה הארגונית. על ידי הבנה עמוקה של הגורמים לדחיינות ואימוץ אסטרטגיות מותאמות אישית, ניתן לשפר את הפרודוקטיביות ואת תחושת הסיפוק האישית והארגונית.
מנהלים יכולים להשתמש בכלים אלו כדי לשפר את תפקודם וליצור סביבת עבודה פרודוקטיבית יותר. באמצעות הגדרת יעדים ברורים, שימוש בטכנולוגיות מתקדמות, פיתוח תרבות ארגונית תומכת והכשרה מתמדת, ניתן להפחית את הדחיינות ולהגביר את המשמעת העצמית בארגון.
בסופו של דבר, ההתמודדות עם דחיינות היא מסע אישי וארגוני כאחד. על כל אחד מאיתנו ללמוד כיצד לנהל את זמנו ואת משימותיו בצורה יעילה יותר, לפתח יכולות משמעת עצמית וניהול אישי sולתרום בכך להצלחה האישית והארגונית.
****************************
אם המאמר הזה דיבר אליך, ויש לך עניין אישי או מקצועי בנושא התמודדות עם דחיינות, בקרוב יצא הקורס הדיגיטלי ללמידת הדרך לזהות את הקושי ולהימנע מדחיינות. קורס פרקטי שמכיל הרבה מאוד כלים ותובנות בנושא, אשר יעזור לך לצאת ממעגל בדחיינים ולזכות באיכות חיים טובה יותר באופן משמעותי.
אם בא לך להיות מהראשונים שייזכו לקבל את הקורס במחיר השקה מיוחד, זה הזמן להשאיר פרטים. אני מבטיחה לחזור אליך עם עדכון כאשר הקורס יצא ועם קוד קופון מיוחד להנחה של הרשמה מוקדמת... נרשמים כאן...
****************************
יצירת קשר וכלים לאפקטיביות בנושאים נוספים, לחצו כאן.
****************************
לימודי ניהול קרובים - The Management Experience
רוצים להיות מאסטר באפקטיביות ניהולית? - לפרטים ויצירת קשר לחצו כאן.
נוח לכם שאבוא אליכם? לסדנה, לקורס, לאימון ופיתוח אפקטיביות ניהולית בתוכנית מותאמת ומדויקת לצורך שלכם - צרו קשר כאן
או שפשוט תתקשרו ל 054-6476007
***************************
המלצות / Recommendations:
“The coaching experience with Shirley was truly exceptional. The chemistry between us was outstanding, and her ability to effectively communicate and understand my needs as a student was paramount to my progress and motivation. I felt completely at ease with Shirley and trusted her completely, which made the learning experience all the more enjoyable. I highly recommend her as a coach to anyone looking to improve and grow in their field.”
- Omri Leuenger, Infrastructure and QA Automation manager, Fireblocks
"שירלי נתנה לי כלים אפקטיבים לשיפור העבודה שלי, טכניים ומנטלים, נתנה לי מקום להביע את תחושותיי ללא ביקורתיות ועם הבנה והכלה מלאה, היא ידעה לתת מילים לתחושות שחשתי ולמצבים שלא ידעתי איך להתמודד איתם."
– ע'. מנהלת בכירה בפירמת רו"ח
“Shirley brings great business experience and organizational understanding, enabling her to provide practical tools for dealing with daily managerial and professional dilemmas. On top of her skills and experience, She is a great listener with the nicest approach, making every session with her enjoyable and insightful.”
- T’. Senior Project Manager
"My mentor guided me how to approach different day to day situations that I had difficulties to handle. Once I implemented her techniques, I really saw a change and it helped me a lot."
– M’. Product Manager
“I enjoyed the flexibility of Shirly and that she was a wonderful listner and gave really great tips that I could implement in my work.”
– O’. Senior Marketing manager
***************************
Comments