כולנו מספרים לעצמינו סיפורים כלשהם אשר משרתים את הצורך שלנו, גם אם הוא סמוי ומגיע מהתת מודע או מהסביבה שבה גדלנו, ובמידה מסוימת מייצרים לעצמינו עונג.
מודל העונג והכאב של בעל הסולם, הרב יהודה אשלג מציין באופן חד ומדויק, שעד אשר לא יהיה כאב משמעותי כזה שלא נוכל לשאת יותר,נישאר בסיפורים שנספר לעצמינו, נאמין בהם, או במילים אחרות – לא נזוז מאזור הנוחות הכ"כ מוכר וידוע, ומספק לנו תחושה של שליטה, על אף שהיא מדומה.
אתמול בשיחה עם אחת המנהלות המוכשרות שאני מלווה, היא סיפרה לי שהיא מקבלת הרבה מאוד הוקרה והערכה על הזמינות שלה והמענה המקצועי, על כך שתמיד אפשר לפנות אליה בכל שעה. במסגרת חול המועד סוכות היא בחרה לעבוד אך החליטה שהיא לוקחת יום אחד (בחלקו בלבד) להיות עם הילדים שלה. רגע לאחר החלטתה וקביעת הפעילות שתתקיים עם הילדים בזמן המועט שפינתה, התקשרה אליה קולגה לגבי ישיבה מרובת משתתפים שאמורה להתקיים במסגרת הזמן שבו החליטה להיות עם ילדיה, וממנה חשבה שתוכל להיעדר,ווידאה שהיא ספציפית מתכוונת להגיע. לשאלתה: למה זה כ"כ חשוב? ענתה הקולגה: חשובה לי דעתך בנושאים שידוברו. באותו רגע הודיעה המנהלת שמאחר וחוץ ממנה יהיו באותו מפגש משפחתי גם בעלה והוריה, היא תוכל לקחת את הישיבה מרחוק ולהביע את דעתה לבקשת הקולגה.
שאלתי אותה: למה זו היתה הבחירה שלך? מה הניע אותך לבחור לותר על הזמן המועט שבחרת להקדיש לילדייך ולהחליט שבאותה שעה חשוב יהיה יותר להקדיש את הזמן לעבודה? תשובתה היתה: אתה לא יכול להיות בשני העולמות. אתה לא יכול להיות גם מנהל טוב וגם הורה טוב.... היא סיפרה שגדלה בבית שבו למדה מהוריה מהי מסירות לעבודה, ומהי מחויבות, וכך שאם מישהו צריך אותה אז היא צריכה לתת לו את הזמן הזה. ואם יש מסמך שמישהו צריך ממנה אז היא צריכה להקדיש את הזמן לתת לו את המענה. את אותו המסמך קיבלה לידיה כבר לפני זמן מה והתחיבה על תאריך מסירה רחוק שיתן לה זמן לעבוד עליו. מרגע קבלת המסמך ועד לשיחתה איתי, רגע לפני מועד המסירה, לא נגעה במסמך. לדבריה היתה מאוד עמוסה בדברים דחופים מאוד והזמן ברח לה.... וכך מהגדרת משימה חשובה הפכה העבודה על המסמך להיות מאוד דחופה. לצערה לא היה לה מספיק זמן להקדיש למסמך כפי שתכננה.
שימו לב לסיפור הפנימי שלה ולאמונה המגבילה מתוך דבריה (המשפט המודגש לעיל). שימו לב כמה פעמים השתמשה במילה 'צריך' (שמבטאת צורך, השאלה צורך של מי) וכמה השליטה בחייה לא קיימת בידיים שלה, אלא בידיים של כל מי שצריך ממנה משהו. כאשר שיקפתי לה את המקרה, היא הבינה שכדי להיות בשליטה בלוחות הזמנים ובמשימות שלה, עליה לנהל את עצמה בתוך הזמן הנתון בצורה אפקטיבית יותר, ולתת תשומת לב לדברים החשובים על פני הדברים הדחופים.
הסופרת לאורה וואנדרקאם, אשר כתבה את הספר ' 168 שעות', משתמשת במספר זה כדי להדגיש את הרעיון שבאפשרותנו לנהל את הזמן שלנו בצורה יעילה ולשפר את איכות החיים במהלך זמן זה (שבוע ימים). הרעיון הוא שאם אנחנו משתמשים בזמן הזה באופן ממוקד ומתוכנן, נוכל להשיג מטרות ולחיות חיים מתוקנים ומאושרים יותר.
הספר מציג גישה מרעננת לניהול הזמן ומציע טכניקות מעשיות כיצד לנצל את הזמן בצורה אפקטיבית יותר. הספר מציין שיש לנו יותר זמן ממה שאנחנו חושבים, ומציע מספר דרכים לניהול משימות אפקטיבי יותר במסגרת הזמן הנתון.
עיקרי הטענות אותן מציג הספר הן:
1. אנו מתאמצים יותר מידי להיות "בטוחים": הספר טוען שאנו מזלזלים בזמן כשאנו לא מתעדפים ברמת חשיבות גבוהה כל דבר שהוא באמת חשוב עבורינו לעתיד כשרוב המשאבים מוקדשים לאנשים ודברים שאינם משמעותיים. ואינם חשובים. או במילים אחרות, אינם מקדמים אותנו לעבר המטרות שלנו.
2. הכותבת מציגה מספר עקרונות של ניהול אפקטיבי בזמן שהם העיקריים והחשובים ביותר, העקרונות הפרגמטיים כמו עדיפות, ארגון ושימור זמן למשימות חשובות.
3. הכותבת מציינת את החשיבות שבניהול מערך זמן אישי שמתאים לכל אחד ואחת., בדיוק כפי שמנהלים מערך זמן עבור המשימות בעבודה.
חלק מהטכניקות שהספר מציע ליישום לשם ניהול אפקטיבי בזמן, ידועות ומוכרות כמו: שימוש בטכנולוגיות לניהול יומן ורשימת משימות, לעבוד עם שעון שמודד את זמן המשימות ולהקדיש זמן מוקצב מראש לכל משימה, גם אם לא הסתיימה בזמן זה, ולהיות מרוכז אך ורק בה, וכמובן לנהל רשימת משימות, אך אחת הבשורות החשובות שלרוב אנחנו שוכחים היא: הזמן הוא המשאב היקר ביותר לשנו. לעיתים הוא פשוט "בורח" לנו מהר מידיי בתפישה, והתחושה היא שלא מצליחים להספיק את מה שתכננו.... לכן, זה המשאב שבו עלינו לתכנן ולחסו במידה הרבה ביותר על מנת להשתמש בו לדברים החשובים לנו במיוחד.
למרות התחושה לפיה אין מספיק זמן להשלמת כל המשימות, או שאנחנו כל הזמן במרדף אחרי הזמן, הסופרת מציעה טענה לפיה למדנו להתרגל למרדף הזה ולתחושת התסכול המלווה אותו.. בהנחה וזה באמת הרגל – ידוע שניתן לשנות הרגלים למרות שזה כרוך ביציאה מאזור הנוחות ומאמץ לא קטן אך כל מאמץ לשינוי הרגל או אימוץ הרגל חדש הינו תוצאה של עד כמה נרצה בכך.
אנחנו מקדישים מאמצים רבים מאוד כדי להיות "בטוחים" בעתיד ולא משקיעים מספיק בזמן הנוכחי ברמה הנדרשת. ברוב המקרים, הזמן נגמר רק כשאנחנו מוותרים עליו או "זורמים" איתו, ולא שולטים בו ולכן יש בכך מקום לשינוי. גישה זו מזמינה אותנו לשאול שאלות חשובות על כיצד אנחנו מנהלים את עצמינו במסגרת הזמן הנתון, כדי לדייק ולשנות את דרכינו הרגילות של חשיבה ופעולה ולהתחיל לנהל את הזמן בצורה יעילה ובעיקר מודעת יותר.
אחד הדימויים המשמעותיים לתפישת הזמן בהם משתמשת הסופרת הינם החץ והפחד ממוות.
החץ מדמה את המהירות בה הזמן עובר, והתחושה לפיה אנחנו לא מספיקים להשלים את המשימות שנרצה מרגע יריית החץ ועד הגעתו למטרה. דרכו של החץ מתוארת כדרך מהירה מאוד ומדוייקת אך לא בטוח שיגיע למטה וישיג את האפקטיביות הנדרשת. במקביל לחץ, מתארת הכותבת את הפחד ממוות בהקשר לזמן, כאשר אנשים מבוגרים או חולים פוחדים מהמוות הקרוב ומנסים להספיק כמה שיותר בזמן הקצוב עבורם. לכן הם משקיעים מחשבה ומשאבים בבחירות הנכונת בהן ישקיעו את הזמן שמוגדר כמשאב הכי יקר שקיים. הדילמה הקבועה המתוארת עבור הפחד ממוות מתמקדת בדרישות מול הרצונות מה שלפעמים יכול ליצור תחושה של בלבול וחוסר יעילות עם הרצון להספיק הכל.
התחושה שהזמן חולף מהר מאוד מספקת את ההבנה שהעבר וההווה בחיים הם מציאות זמנית, וזה מעורר חשש מאובדן זמן יקר. כשמדובר בתחושה זו, אנחנו רגילים להתעורר ולפעול, כמו בחיפושים אחרי דרכים לנהל את הזמן בצורה יעילה יותר ולהשגת יעדים שאנו רוצים להשיג. כלומר, התחושה שהזמן חולף מהר והחיים חולפים במהירות גבוהה מעניקה לנו את המוטיבציה והדחף לפעול ולנהל את עצמינו בזמן בצורה יעילה יותר כדי להשיג את מה שחשוב ושווה לנו בחיים.
שני פרמטרים חשובים מאוד מתוארים בספר וברצוני להתמקד בהם לרגע:
המדדים (metrics) והשומרים (gatekeepers).
המדדים הם הפרמטרים המשמשים למדידת ההצלחה והתוצאות בחיים ובעבודה.נכון יהיה להבין את המדדים החשובים עבורנו, אלו המדדים המציינים את ההצלחה או את ההתקדמותנו בתחומים שונים.
השומרים הם האנשים או הגורמים המשמעותיים שנמצאים בדרך אל ההצלחה ויכולים לפתוח או לסגור את השערים לנו. בדומה לסופרת, אני קוראת לשומרים מעגלי התמיכה. הם אלו שיעזרו לנו לעמוד ביעדים ובמטרות החיים החשובות שלנו. השומרים יכולים להיות משפחה, חברים קרובים, מנהלים, עורכי דין, מנהיגים חברתיים, ועוד. השאלה שנתבקש לרוב לשאול את עצמינו בהקשר זה היא:כיצד אנחנו יכולים להבין מי השומרים בחיינו וכיצד לבנות יחסים ורשתות חברתיות יעילות כדי להצליח בהגשמה שלנו.
בהמשך לתיאורים המופיעים בספר באשר לתפישת הזמן וניהול העצמי בו, אספתי עבורכם מספר מדדי הצלחה בהם תוכלו להשתמש על מנת לדייק את חווית ההצלחה שלכם לניהול בתוך מסגרת הזמן:
· כמות המשימות הסופיות: מדד זה משקף כמה משימות מסתיימות בזמן מתוך כלל המשימות שנבחרו לפרק זמן נתון. המטרה היא לגבור על כמה משימות ככל האפשר תוך שימוש יעיל בזמן.
· תחושת היעדר לחץ: המדד הזה מתייחס לרמת הלחץ והמתח שאתה מרגיש ברמה היומיומית. ניהול זמן אפקטיבי יכול לסייע בהפחתת הלחץ ובתחושה שיש לך יותר זמן לסיים משימות.
· כמות הזמן הפנויה: האם יש לך זמן פנוי ביומך? מדד זה מעניק מבט על כמות הזמן הפנויה לעריכת משימות חשובות וכיצד ניהול זמן נכון מאפשר להכניס עוד משימות מבחירה למסגרת הזמן הקצובה.
· הצלחת התוכניות: זה מדד המתייחס ליכולת להשלים את המשימות על פי התוכניות שהוצבו. ככל שאתה מצליח לעמוד בתוכניות יותר, יש לך מידע שניהול הזמן שלך מתייעל. מדד זה, בניגוד למדד הכמות שצוין לעיל, מדבר על איכות המשימות שהושלמו.
· התחילו עם המשימות החשובות: מדד זה משקף את כיולת התיעדוף שלך ביחס למשימות החשובות ביותר עבורך, וביחס לידע הקיים בידיך ברגע נתון, וכמובן יכולת התאמת לוחות הזמנים למשימות בלתי מתוכננות שמגיעות במהלך היום או במהלך פרק הזמן המוקצב. התחלה עם הפעולות החשובות יכול להיות אחד מהגורמים החשובים ביותר להצלחה בניהול בזמן, ותיעדוף נכון ומדויק.
· השגת מטרות ארוכות טווח: הצלחה בניהול זמן יכולה להביא להשלמה יותר יעילה של מטרות ארוכות טווח. מדד זה יכול לכלול את הסכומים או המשימות שהפקת לטובת מטרות אלו בטווח הארוך מול הטווח הקצר.
· התחושה שיש לך שליטה: האם אתה מרגיש שיש לך שליטה ובקרה על זמנך ועל יעדיך? מדד זה מתייחס לרמת הרגשה בשליטה בחיים ובניהול הזמן.
· פחות טעויות: האם ניהול הזמן שלך מביא לפחות טעויות ושגיאות? מדד זה יכול לספק מדידה על איכות הפעולות שאתה עושה במהלך היום. ככל שהפעולות נעשות בפחות לחץ, פחות סיכון לטעויות ושגיאות בעבודתך.
· אופטימליות בשימוש בטכנולוגיה: מדד זה יכול להיות מדידה של כמה אתה משתמש בטכנולוגיה וכלים דיגיטליים כדי לסיים משימות ולנהל זמן, ועד כמה הכלים הטכנולוגיים בהם אתה משתמש עובדים ביחס ישר להשלמת המשימות שבחרת וכמובן ביחס לאיכותן.
· התחושה שיש לך זמן למשימות חשובות: האם אתה מרגיש שיש לך זמן מספיק לעבוד על המשימות החשובות ביותר בחייך? ככה אתה יכול לדעת אם ניהול הזמן שלך מצליח.
· התקדמות במטרות אישיות ומקצועיות: האם אתה מתקדם ומצליח להשיג את המטרות האישיות והמקצועיות שלך? זהו מדד חשוב למדידת ההצלחה הכללית בניהול הזמן. חשוב להדגיש כי המשימות הנמדדות בסעיף זה אינן משימות השוטף אלא מדידת היכולת שלך למתוח את רמת היכולת שלך ולאתגר את לוחות הזמנים המוכרים והמוקצבים.
· התחושה שיש לך זמן לנופש ולפנאי: משך הזמן שאתה מבלה בנופש ובפנאי הוא גם מדד לאיכות החיים והצלחת ניהול הזמן שלך. זמן עם המשפחה והאנשים החשובים לך באופן שוטף וטכסי.
י
ש לשים לב שמדדים אלו הינם אישיים ועשויים להשתנות מאדם לאדם בהתאם לאורח חיים ובחירות אישיות. כדאי לבחור את המדדים שהכי רלוונטיים לך ולמטרותיך האישיות ולעקוב אחריהם בכדי להמשיך ולשפר את יכולתך לנהל זמן בצורה יותר אפקטיבית
כמה מילים לגבי הרלוונטיות של ניהול עצמי בזמן בזמני חירום:
1. גם בזמני חירות חשוב להגדיר מהן המשימות החשובות לנו להשלים במסגרת הזמן הנתוך כמובן בהתאמה למצב, למסגרת הזמן הנתוך, ולסוג המשימות שעלינו להשלים.
2. תמיד תמיד תמיד חשוב לתעדף! גם בזמני חירות וגם בזמני שגרה, התיעדוף החוזר ובחינת רשימת המשימות שעלינו להשלים יאפשרו לנו להיות יותר אפקטיביים, לעמוד ביעדים ובמטרות שהצבנו לעצמינו, גם אם המסגרת שונה והמטרות שונות – מתואמות לזמני החירום.
3. גם בזמני חירות עלינו לזהות את המעגלים התומכים שיעזרו לנו להשלים את המשימות, ולעמוד ביעדים שאנחנו נגדיר לעצמינו. אם אנחנו במילואים: נזדקק למעגלים תומכים בעבודה להשלמת המשימות בתוכנית העבודה, ונזדקק למעגלים תומכים גם בבית, להרגעה, להקשבה ולעזרה עם המשפחה במידת האפשר. אל תהססו לבקש עזרה. תמיד יהיו האנשים שישמחו לעזור.
4. תמיד בחירום, ואף יותר משגרה, אמצו לעצמכם שגרת חירום. שגרה זו תכלול ריטואלים אשר יקלו עליכם להתמודד עם תחושת חוסר הודאות, תאפשר לעצמכם לנהל סדר יום מבלי להרגיש תלושים ולא יעילים. חשוב שתכללו בשגרת חירות דברים חשובים שעליכם להשלים ואף יותר פעולות שעוזרות לכם להרגיש טוב: תזונה נכונה, ספורט, טלפונים לחברים או אפילו מפגשים, זמני משפחה וכיו"ב.
בהצלחה!
איך זה נוגע לכל אחד מאיתנו?
גם מנהלים בהגדרת תפקידם וגם מי שלא מנהל באופן רשמי עדין חשוב שירכוש לעצמו מיומנויות באפקטיביות ניהולית.
ניהול עצמי, והיכולת להתנהל בעולם של עומס לצד אי ודאות ואף להגיע להישגים, הם חלק מהיכולות החשובים ביותר בעולם של עומס: עומס משימות, עומס מידע, עומס ערוצי תקשורת ועומס רצונות ומטרות אישיות. ישנה דרך לעמוד בעומסים האלה, ורובם דווקא עומסים חיוביים.
רוצים לבחון מהי רמת האפקטיביות הניהולית שלכם?
הקליקו על הכפתור.
המלצות / Recommendations:
“The coaching experience with Shirley was truly exceptional. The chemistry between us was outstanding, and her ability to effectively communicate and understand my needs as a student was paramount to my progress and motivation. I felt completely at ease with Shirley and trusted her completely, which made the learning experience all the more enjoyable. I highly recommend her as a coach to anyone looking to improve and grow in their field.”
- Omri Leuenger, Infrastructure and QA Automation manager, Fireblocks
"שירלי נתנה לי כלים אפקטיבים לשיפור העבודה שלי, טכניים ומנטלים, נתנה לי מקום להביע את תחושותיי ללא ביקורתיות ועם הבנה והכלה מלאה, היא ידעה לתת מילים לתחושות שחשתי ולמצבים שלא ידעתי איך להתמודד איתם."
– ע'. מנהלת בכירה בפירמת רו"ח
“Shirley brings great business experience and organizational understanding, enabling her to provide practical tools for dealing with daily managerial and professional dilemmas. On top of her skills and experience, She is a great listener with the nicest approach, making every session with her enjoyable and insightful.”
- T’. Senior Project Manager
"My mentor guided me how to approach different day to day situations that I had difficulties to handle. Once I implemented her techniques, I really saw a change and it helped me a lot."
– M’. Product Manager
“I enjoyed the flexibility of Shirly and that she was a wonderful listner and gave really great tips that I could implement in my work”
– O’. Senior Marketing manager
Comments